Сервис учета финансов и прибыльности проектов Liana

Задача и проблема

Компании, работающие по проектной модели, часто ведут учет времени, зарплат и финансов в разных системах. Из-за этого руководителю сложно понять, сколько на самом деле стоит каждый проект, какие клиенты приносят прибыль, а какие потребляют ресурсы компании.

Даже при наличии учета рабочего времени и финансов эти данные обычно не связаны между собой. Руководитель видит общую картину по компании, но не экономику отдельных проектов.

Мы столкнулись с этой задачей в Riverstar. В работе одновременно находятся более ста клиентских и внутренних проектов, поэтому готовые сервисы не позволяли получить нужную управленческую отчетность. Мы искали решение, которое:

• объединяет учет рабочего времени сотрудников и расходы и доходы по проектам;
• поддерживает разные системы оплаты труда;
• не зависит от зарубежных поставщиков.

Подходящего продукта на рынке не оказалось, поэтому мы разработали собственный сервис — Liana.

Liana зарегистрирована в Реестре российского ПО Минцифры, что подтверждает соответствие требованиям к отечественному программному обеспечению.

Решение — сервис учета финансов и занятости сотрудников по проектам

Создали систему, которая связывает проекты, сотрудников и финансы в единую модель и автоматически рассчитывает экономику каждого проекта.

Начали с управленческой задачи, а не со списка функций

Мы разрабатывали Liana не как тайм-трекер или финансовую систему. Цель была другой — помочь руководителю быстро получать ответы на вопросы, которые возникают каждый день:

• Какие проекты действительно приносят прибыль?
• Где команда тратит слишком много времени?
• Насколько загружены сотрудники?
• Какие проекты работают на грани рентабельности?
• Какие денежные поступления ожидаются в следующем месяце?
• Именно вокруг этих задач мы проектировали сервис.

Поэтому перед разработкой мы определили, какие отчеты нужны руководителю, менеджеру проектов и сотрудникам, затем описали данные, необходимые для их формирования, и спроектировали систему ролей с разными уровнями доступа. 

Так появилась архитектура сервиса, в которой каждое действие пользователя становится частью общей финансовой картины компании.

Как Liana рассчитывает прибыльность проектов

В основе сервиса лежит простой принцип: объединить все данные, которые влияют на экономику проекта.

Liana объединяет три источника данных:

• рабочее время сотрудников;
• стоимость этого времени с учетом системы оплаты;
• фактические доходы и расходы проекта.

На этом основании Liana автоматически рассчитывает себестоимость, прибыль и рентабельность каждого проекта в режиме реального времени.

Каждый расход относится к конкретному проекту и получает ответственного. Благодаря этому руководитель видит, из чего складывается себестоимость каждого проекта вплоть до каждого рубля.

Трекинг задач

Менеджер создает новый проект, назначает участников команды, которые отмечают выполненные задачи и затраченное время — на добавление одной задачи уходит около 10 секунд.

При этом Liana не заменяет Jira, Asana и другие системы управления задачами. Обсуждение и постановка задач остаются в привычных инструментах, а сервис собирает только данные, необходимые для расчета экономики проекта.

После проверки задачи менеджером система автоматически рассчитывает стоимость выполненной работы с учетом схемы оплаты конкретного сотрудника.

Поддержка разных форматов оплаты труда

Liana поддерживает разные варианты оплаты труда:

• фиксированный оклад;
• почасовую оплату;
• сдельную оплату;
• премии;
• комбинированные схемы.

Благодаря этому сервис одинаково корректно рассчитывает себестоимость проектов, в которых работают штатные сотрудники, удаленная команда и подрядчики. При необходимости учитываются премии и дополнительные выплаты.

Параллельно менеджер проекта фиксирует планируемые поступления от клиента и отмечает фактические оплаты. Это позволяет заранее видеть ожидаемый денежный поток, контролировать выставление счетов и быстро замечать отклонения от плана.

Управленческая отчетность для каждого участника проекта

Liana собирает данные один раз, а затем автоматически формирует отчеты для разных ролей в компании.

Руководитель

Руководителю важно видеть не отдельные операции, а общую картину бизнеса. Поэтому сервис показывает прибыльность проектов, клиентов, направлений и менеджеров, а также помогает сравнивать показатели за разные периоды.

В отдельном отчете менеджеры заранее указывают планируемые поступления по своим проектам на следующий месяц. Одновременно система собирает фактические доходы и расходы компании. Это позволяет видеть ожидаемый денежный поток, прогнозировать финансовую ситуацию и быстрее принимать управленческие решения.

Менеджер проекта

Менеджер видит загрузку своей команды, трудозатраты по проекту и его текущую экономику. Если один специалист перегружен, а другой свободен, это становится видно сразу. Такой подход помогает перераспределять задачи, контролировать бюджет проекта и своевременно реагировать на отклонения.

Сотрудник

Для каждого сотрудника формируется личная сводка по затраченному времени и выполненной работе. Она помогает понимать собственную загрузку и фиксировать вклад в проекты компании.

Интерфейс и отчеты для ежедневной работы

Большинство действий выполняется за несколько кликов, а ключевые показатели всегда находятся перед глазами. Пользователям не приходится переключаться между несколькими системами или вручную собирать данные в таблицах.

Кроме основных отчетов сервис поддерживает:

• экспорт отчетов в Excel;
• логирование изменений;
• процентное распределение затрат по сотрудникам, проектам и направлениям;
• привязку проектов к клиентам и юридическим лицам;
• перевод сотрудников и проектов в архив без потери истории;
• объединение проектов без потери накопленных данных.

Какие задачи помогает решать Liana

Проект относится к классу систем управления проектной экономикой и помогает автоматизировать задачи, с которыми регулярно сталкиваются проектные компании:

• учет финансов по проектам;
• учет рабочего времени сотрудников;
• расчет себестоимости и прибыли проектов;
• контроль загрузки специалистов;
• распределение расходов между проектами;
• прогнозирование денежных поступлений;
• управленческая отчетность в режиме реального времени;
• анализ рентабельности клиентов, проектов и направлений бизнеса.

Кому актуально это решение

Liana подойдет компаниям, которые одновременно ведут несколько проектов и хотят понимать их реальную экономику:

• ИТ-компаниям и digital-агентствам;
• консалтинговым и аудиторским компаниям;
• маркетинговым агентствам и креативным студиям;
• строительным и инжиниринговым организациям;
• производственным компаниям;
• образовательным центрам и корпоративным университетам