Как госсектор может автоматизировать протоколирование совещаний и обеспечить защиту данных

Совещания в госструктурах и крупных компаниях — это не просто обмен мнениями. Итогом должна быть официальная документация — оформленный по шаблону протокол с указанием участников, повестки, обсуждаемых вопросов, решений и поручений.

Ручная расшифровка совещаний — устаревшее решение, отнимающее время и бюджет

Когда протокол ведется вручную, во время совещания секретарь делает черновой конспект, а после составляет официальный протокол. На расшифровку двухчасового совещания может уйти от 3 до 6 часов: нужно прослушать запись с многократными паузами, чтобы корректно передать формулировки, указать участников, решения и поручения. 

Если речь идет о десятках встреч в неделю, в которых участвуют разные подразделения, в сумме за месяц сотрудник может потратить больше недели рабочего времени.

Многие сервисы транскрибации тоже устарели

Даже при использовании стандартных сервисов транскрибации значительная часть работы остается на сотруднике. Многие сервисы умеют преобразовывать аудио в текст, но выдают результат с множеством неточностей, не выделяют спикеров, не выделяют итоги встречи, а также не формируют протокол документа по установленной структуре.

Для полноценного протокола приходится проходить несколько этапов:

1. Использовать один сервис для распознавания речи и перевода в текст.
2. Вручную очищать полотно расшифровки от неточностей, делить на реплики, прописывать спикеров.
3. Формулировать итоги совещания.
4. Составлять протокол и оформлять его в документ по шаблону.

Это уже быстрее, чем набирать протокол с нуля, но все еще требует времени и повышает риск ошибок.

Особые требования к безопасности от госструктур и крупных организаций 

В госсекторе и корпоративной среде к обработке аудио- и текстовых данных предъявляют особые требования:

• Софт должен быть отечественным и доверенным, нельзя использовать зарубежные решения.
• Конфиденциальная информация из совещаний, встреч и видеоконференций не должна передаваться сторонним компаниям.

Единственный подходящий вариант — отечественное решение, которое работает локально и не передает данные сторонним организациям. 

В итоге мы можем собрать понятный список требований к софту, которое доступны к использованию государственными учреждениями.

Требования к ПО для автоматической транскрибации для госсектора

Каким должно быть решение для госсектора и крупного бизнеса: 

1. Работа во внутреннем корпоративном контуре. 
   Решение должно быть локальным, то есть полностью работать внутри ИТ-инфраструктуры организации, без передачи данных на сторону. Это снижает риск утечки данных и позволяет обрабатывать служебную или конфиденциальную информацию.
2. Распознавание спикеров и подписи.
   Для точного протокола важно распознавать участников, разделять реплики и фиксировать, кто что сказал. Это облегчит протоколирование совещания.
3. Автоматическое формирование протокола по шаблону.
   Система должна выдавать документ в формате протокола совещания с абзацами, заголовками, повесткой, указанием спикеров, слушателей, решений и поручений.
4. Обучение. 
   Если система может дообучаться на терминологии конкретной организации, точность распознавания будет только расти, освобождая все больше времени секретаря.
5. Интеграции с другими системами.
   Интеграции с системами документооборота, внутренней базой данных, умным поисковиком по базе данных и другими сервисами организации позволит автоматизировать множество процессов и повысить точность управления.

Такое решение снимет большую часть рутинной нагрузки с сотрудников, минимизирует человеческий фактор и обеспечит единый стандарт протоколирования.

Как это работает на практике: расшифровка, протоколирование и безопасность данных

Мы создали транскрибатор RiverSpeech на базе искусственного интеллекта  — используем его в рамках своей компании и разворачиваем локально для госструктур и бизнеса. Он соответствует требованиям, предъявляемым со стороны госструктур и бизнеса, работающего с данными под NDA.

Как работает RiverSpeech:

1. Модель распознавания речи расшифровывает запись совещания, выделяет участников и делит расшифровку на реплики. Нужно один раз указать имена спикерам и сервис подпишет их для всех реплик в этом разговоре.
2. Сервис с помощью AI составляет резюме встречи: о чем договорились и какие поручения назначили.  
3. AI-модель формирует протокол совещания, который можно вставить в документ: собирает шаблон для вставки участников с должностями, прописывает повестку и од обсуждения с итогами.

За счет этого полуавтоматического режима секретарь существенно экономит время на рутине. Ему останется внести поправки в расшифровку и дополнить протокол, который можно передать в отдел делопроизводства или загрузить в систему документооборота.

Возможности развития — интеграция с внутренними системами компании

RiverSpeech решение можно интегрировать с разными внутренними системами, обеспечивающими цифровизацию компании. Можно, к примеру:

• автоматически пополнять внутреннюю информационную базу знаний готовыми протоколами совещаний;
• подключать умный поисковик на основе машинного обучения, который будет искать ответы по контексту, а не точной формулировке.

Мы уже реализовывали такие поисковики по базе данных на основе ML, они успешно работают и ищут результаты по текстовым документам, изображениям, PDF и другим файлам, понимая контекст запроса и выдавая понятный ответ. Это все значительно экономит время и повышает управляемость.

Цифровизация документооборота при соблюдении стандартов безопасности — такие решения уже есть в РФ

Автоматизация протоколирования совещаний позволяет повысить управляемость и прозрачность процессов. Системы, которые совмещают транскрибацию речи и создание протоколов, экономят часы ручной работы, обеспечивая при этом безопасность данных.

Для государственных структур и крупных компаний это шаг к цифровизации делопроизводства без компромиссов в части конфиденциальности.

Оставьте заявку, чтобы узнать, как вы можете использовать наше решение RiverSpeech для автоматизации протоколирования совещаний.